Hur man skapar tillgängliga word-dokument

Många människor - särskilt de med funktionshinder - använd speciell programvara och enheter, inklusive skärmläsare, för att komma åt datorer och läsmaterial. Oavsett om det skrivs för företag eller akademiska ändamål är det en bra idé att se till att dina orddokument är tillgängliga för denna publik. Det finns några enkla designprinciper och steg att ta i skrivande orddokument för att se till att alla kan komma åt dem.

Obs! Medan skärmdumpar och specifika menyer som beskrivs nedan är från Microsoft Word, är de allmänna principerna tillämpliga på att skapa tillgängliga Word-dokument med någon ordbehandlingsprogramvara.

Steg

Bild med titeln med hjälp av stilar i Word.jpg
Bild med titeln med hjälp av stilar i Word.jpg
1. Använd rubriker och dokumentstilar för att skapa en navigerbar struktur. Eftersom skärmläsningsprogram (inklusive inköpta programvarualternativ för Windows-datorer, liksom Apples VoiceOver-funktion) läser allt som är synligt på skärmen, använder stilar som är till hjälp eftersom det ger din dokumentstruktur. Skärmläsningsprogramvara kommer att använda ljud för att berätta för användare om en viss del av texten är en titel, rubrik, undernummer eller normal / kroppstext. Detta gör det möjligt för användare att göra logisk känsla av dokumentet och hoppa över till vissa rubriker och ämnen. För att mjukvaran ska kunna göra detta måste dokumentets författare göra dessa skillnader tydliga! Annars kommer hela dokumentet att läsa som en stor bit av "normal" kroppstext.
  • Använd åtminstone de viktigaste stilalternativen: titel, rubrik (med numrerade nivåer) och normal.
  • Se till att du identifierar dina rubriker i rätt ordning. Detta hjälper till att skapa ett lätt att förstå system för någon som navigerar på din text. Till exempel kan du tilldela din papperstitel Titel stil, använd Rubrik 1 Stil för dina huvudavsnitt rubriker, användning Rubrik 2 för dina rubriker, och så vidare.
  • Se till att du inte hoppa över rubriknivåerna. Boka dina rubriker så att deras stilnummer motsvarar sin hierarki (jag.e. Gå inte från 1 till 3 eller använd 3 för din huvudtitel och 1 för dina undertexter - se till att 1 är den största rubriken, då 2, då 3, etc.).
  • Kom ihåg att du kan anpassa hur dina stilar ser utan att påverka tillgängligheten. Känn dig fri att ändra teckensnitt, storlekar och färger. Se bara till att varje rubrik eller textbit är "märkt" med rätt stilmärke så att skärmsläsare kan identifiera det.
  • För längre dokument, överväga att använda ordets inbyggda innehållsförteckning. Detta använder automatiskt dina rubriker för att skapa ett länkat innehållsförteckning som kan göra navigering av ditt dokument enklare för alla läsare.
  • Bild med titeln Skapa tillgängliga Word-dokument Steg 2
    2. Använd alt text. Personer med synskador, oavsett om de är blinda eller har delvis syn, kan förlora om du använder många bilder, diagram, former, fotografier eller clipart i dina dokument. Det betyder inte att du måste hoppa över dessa funktioner - du måste bara lägga till något alternativ (eller "alt") text eller bildtexter för att förklara vad de är. Skärmläsningsprogramvara kommer att läsa alt text eller bildtexter högt för att se till att användarna med visuella nedskrivningar inte saknar.
  • För att lägga till alt text, börja med att högerklicka på din bild.Gå till Formatbild och då Alt text. Skriv en enkel men fullständig beskrivning av bilden eller annan visuell funktion i rutan Titel och / eller Beskrivning (beroende på längden) och klicka på OK.
  • Bild med titeln Skapa tillgängliga Word-dokument Steg 3
    3. Se till att tabeller är tillgängliga. Tabeller är bra för att organisera data och information, men när de läses av en skärmläsare kan de vara förvirrande. Att hålla dessa principer i åtanke kan göra dem mer tillgängliga:
  • Använd Rensa och angivna kolumnrubriker. Precis som du använder stilrubriker i hela din text, använd kolumnrubriker för att göra dina tabeller konsekventa och lätta att navigera. Se till att Tabellalternativ, du väljer Huvudrad Så att skärmläsarna identifierar den övre raden som kolumnrubriker.
  • Gör tabeller så enkelt och logiskt som möjligt. Om möjligt, undvik endast att ha slås ihop eller delas upp i vissa kolumner eller rader, eftersom det här är förvirrande när innehållet läses högt. Hålla fast vid en standard, jämnt utlagd format.
  • Försök att göra dina tabeller läsa logiskt från vänster till höger och topp till botten (om du arbetar på engelska). För att få en bättre uppfattning om hur en skärmläsare navigerar i tabellen, använd flikknappen på tangentbordet för att kontrollera den ordning som markören går igenom dina kolumner och rader.
  • Använda alt-text för tabeller, såväl som bilder och diagram, kan också hjälpa till.
  • Bild med titeln Skapa tillgängliga Word-dokument Steg 4
    4. Använd meningsfull hyperlänkstext. Om du bara kopierar och klistrar en lång URL i ditt dokument, kommer skärmläsaren att försöka läsa ut varje bokstav - vilket kan vara en smärta. Ett bättre tillvägagångssätt innebär att man använder meningsfull hyperlänkstext.
  • När du vill lägga till en hyperlänk, högerklicka på linjen där du vill ha länken och välj till Hyperlänk (eller gå till Föra in och då Hyperlänk).
  • Kopiera eller skriv webbadressen till adressen eller länk till textruta.
  • Inkludera en enkel men meningsfull beskrivning under visa eller Text att visa. Detta är det skrivande som faktiskt kommer att vara synligt i ditt dokument, och när det klickas kommer det att ta läsaren till webbadressens webbplats.
  • Bild med titeln Skapa tillgängliga Word Documents Steg 5
    5. Undvik att använda tomma utrymmen eller linjer för att skapa formatering eller utrymme. Om du tenderar att träffa "Flik" eller "Stiga på" om och om igen för att skapa formatering du vill, försök att sparka vanan. Att höra en massa vitt utrymme (identifierad av en skärmläsare som "blank") kan vara irriterande och kan ge användarna funktionshindrade intrycket att dokumentet har slutat.
  • Använd istället dokumentformatering. Lita på indragningar, linjeavstånd och stilar för att skapa den effekt du vill ha.
  • För att skapa extra utrymme efter linjer utan att trycka på Enter, högerklicka och gå till Paragraf. Under Mellanrum, Justera alternativen före, efter och linjeavstånd som önskat för att få den layout du vill ha.
  • Ett sätt att kontrollera hur ditt dokument kan "titta" till en skärmläsare är att välja alternativet till Visa alla icke-tryckta tecken Så att du kan se den punktsymbol som visas varje gång du slår på Enter-tangenten och den dot som visas varje gång du slår i rymdfältet. Helst bör dessa bara visas när du verkligen stoppar ett gammalt ord eller stycke och börjar en ny. De borde inte vara där när du bara vill skapa extra utrymme.

  • Bild med titeln Skapa tillgängliga Word Documents Steg 6
    6. Undvik flytande föremål. När du lägger till bilder, diagram eller andra objekt, var försiktig med din textförpackning. Om du använder flytande objekt kan skärmläsningsprogramvara ignorera dem helt eller läs deras alt text i fel ordning.
  • Använd istället "Topp och botten" eller "i rad med text" Text-wrapping-alternativ.
  • 7. Var noga med att tillhandahålla alternativ för ljudinnehåll. Om du har ljudklipp eller videoklipp som kan vara otillgängliga för personer som är döva, försök att ge slutna bildtexter eller transkript för att se till att de kan komma åt det innehållet också.
  • Bild med titeln Skapa tillgängliga Word-dokument Steg 8
    8. Skriv och design med alla typer av användare i åtanke, beroende på publiken. Vissa användare kan ha kognitiva försämringar och dra nytta av tydligt språk. Vissa kan ha färgblindhet eller andra visuella nedskrivningar som gör lågt kontrasttext svårt att skilja sig från bakgrunden. Vissa användare som är beroende av skärmsläsare måste lyssna på varje del av ditt dokument, ibland om och om igen. Om du har onödigt innehåll, försök att gräva det. Var noggrann med ditt innehåll, men om möjligt, vara enkelt i ditt tillvägagångssätt.
  • Hålla titlar korta, speciellt om de visas ofta.
  • Om du använder färg, undvik att sätta mycket liknande färger ovanpå varandra. Kontrast gör text lättare att läsa för alla, särskilt de med visuella nedskrivningar.
  • Lita inte på färgkodning ensam. För användare som inte kan uppfatta färg eller använder skärmsläsare, se till att informationen transporteras på flera sätt, inte bara genom textens färg. Undvik till exempel en lång lista med saker där röd text betyder en sak och blå en annan.

    • Video

    Genom att använda den här tjänsten kan viss information delas med YouTube.

    Tips

    Håll din publik i åtanke. Du kanske inte behöver slå ett av dessa steg för att göra ett dokument som fungerar för din publik, men tillämpa dessa grundläggande principer kan hjälpa till att säkerställa att ditt dokument kommer att vara tillgängligt för ett bredare utbud av människor.
  • Om tillgänglighet är viktig för ett visst projekt, fråga någon med funktionshinder eller med kunskap om skärmsläsare och annan hjälpteknik till "testa" Ditt dokument ut och ge dig feedback.

    • Varningar

    Inte alla metoder för att skapa PDF-filer resulterar i riktigt tillgängliga dokument. Var noga med att undersöka din, för annars kan det noggranna arbetet du har gjort i Word vara värdelös när du konverterar dokumentet till en PDF.
    Dela på det sociala nätverket:
    Liknande