4 sätt att rengöra Excel-data på PC eller Mac

Thistaaches du hur man städar upp data i ett Excel-kalkylblad när du använder Windows eller MacOS. Running Spellcheck, ta bort dubbletter, med hjälp av Hitta och ersätta och växla till ett konsekvent fallformat kan alla förbättra kvaliteten på din arbetsbok.

Steg

Metod 1 av 4:

Använda stavningskontroll

1. Öppna ditt kalkylblad i Excel. Du kan göra det genom att dubbelklicka på filen på din dator.

Innan du ändrar ett kalkylblad ska du alltid se till att du har en säkerhetskopia.

Bild med titeln Rengör Excel-data på PC eller Mac Steg 2

2. tryck på F7 Nyckel på tangentbordet. Detta öppnar stavfönstret, som visar det första möjliga misstaget i kalkylbladet.

Bild med titeln Rengör Excel-data på PC eller Mac Steg 3

3. Rätta ett misstag. Om felet är något du vill korrigera finns det flera sätt att göra det:

Om du ser rätt korrigering i rutan "förslag" väljer du den och klickar sedan på Förändra.

Om du känner till rätt stavning kan du skriva in korrigeringen i rutan längst upp i fönstret och klicka sedan på Förändra.

Var försiktig med att använda Byta alla, Som du kan sluta ändra något som inte behövde byta. Till exempel, om du ändrade alla instanser av "från" till "form", kan du röra upp en mening som behöver ordet "från."

Bild med titeln Rengör Excel-data på PC eller Mac Steg 4

4. Bestäm vad du ska göra med ett ord som faktiskt är korrekt. Excel kan komma över ett ord som är ett ordentligt substantiv, specialiserad eller slang term, eller något på ett annat språk som inte behöver korrigera. Du har några alternativ för att hantera detta:

Klick Strunta i att hoppa över till nästa fel, eller Ignorera alla För att hoppa över alla fall av detta ord.

Klick Lägg till i ordbok För att säkerställa att Excel anser detta ord / stavning korrekt i framtiden.

Metod 2 av 4:

Ta bort dubbla värden

1. Öppna ditt kalkylblad i Excel. Du kan göra det genom att dubbelklicka på filen på din dator.

Innan du ändrar ett kalkylblad ska du alltid se till att du har en säkerhetskopia.

Bild med titeln Rengör Excel-data på PC eller Mac Steg 6

2. Klicka på Data flik. Det är på toppen av Excel.

Bild med titeln Rengör Excel-data på PC eller Mac Steg 7

3. Klick Ta bort dubbletter. Det finns i "Data Tools" -gruppen i bandstången på toppen av Excel. En dialogruta visas.

Bild med titeln Rengör Excel-data på PC eller Mac Steg 8

4. Välj kolumner du vill kolla. Markera rutan bredvid varje kolumnnamn för att kontrollera den kolumnen för dubbla värden.

För att snabbt välja alla kolumner på en gång klickar du på rutan bredvid "Välj alla."

Om du vill avmarkera alla kolumner, klicka på rutan bredvid "Avmarkera alla."

Bild med titeln Rengör Excel-data på PC eller Mac Steg 9

5. Klick OK. Du får se ett meddelande som listar hur många dubbletter som tagits bort. Om det inte fanns några dubbletter, ser du ett meddelande som säger att inga dubbla värden togs bort.

Bild med titeln Rengör Excel-data på PC eller Mac Steg 10

6. Klick OK. Detta stänger fönstret.

Metod 3 av 4:

Hitta och byta text

1. Öppna ditt kalkylblad i Excel. Du kan göra det genom att dubbelklicka på filen på din dator.

Använd den här metoden för att söka efter en textsträng och ersätta den med något annat.
Innan du ändrar ett kalkylblad ska du alltid se till att du har en säkerhetskopia.

Bild med titeln Rengör Excel-data på PC eller Mac Steg 12

2. Tryck Ctrl+F (Windows) eller ⌘ kommando+F (Mac OS). Detta öppnar fönstret Sök och Ersätt.

Bild med titeln Rengör Excel-data på PC eller Mac Steg 13

3. Klicka på Byta ut flik. Det är den andra fliken längst upp i fönstret.

Bild med titeln Rengör Excel-data på PC eller Mac Steg 14

4. Skriv vad du söker efter "Hitta vad" lådan. Var noga med att inkludera utrymmen om det är tillämpligt. Undvik också externa utrymmen före eller efter villkor.

Du kan använda jokertecken som * och ? I din sökning.

Ex: Typ s * d Att söka efter något ord som börjar med "s" och slutar med "d" (e.g. ledsen, började, hoppas över).

Ex: Typ s?d att söka efter något ord som börjar med "s", slutar med "d" och har ett brev i mitten (e.g. ledsen, sid, sod).

Bild med titeln Rengör Excel-data på PC eller Mac Steg 15

5. Skriv ut ersättningstexten i fältet "Byt ut med". Samma regler gäller för ersättningstexten.

Bild med titeln Rengör Excel-data på PC eller Mac Steg 16

6. Klick alternativ För att ställa in ytterligare filter. På den här skärmen kan du välja att söka bara vissa rader, kolumner eller lakan i arbetsboken. Detta är valfritt.

Bild med titeln Rengör Excel-data på PC eller Mac Steg 17

7. Klick Hitta nästa. Detta visar den första matchen, om det finns en.

Bild med titeln Rengör Excel-data på PC eller Mac Steg 18

8. Klick Byta ut För att ersätta sökordet med ersättningstexten. Om du föredrar kan du klicka på Ersätt alla Att ersätta alla instanser av den hittade texten med ersättningstexten.

Vara försiktig med Ersätt alla, Som du kan av misstag korrigera något som inte behöver korrigering.

Metod 4 av 4:

Ändra textfodral

1. Öppna ditt kalkylblad i Excel. Du kan göra det genom att dubbelklicka på filen på din dator.

Använd den här metoden om dina data innehåller kapitaliseringsfel, till exempel alla stora bokstäver, alla små bokstäver eller någon annan felkonfiguration.
Innan du ändrar ett kalkylblad ska du alltid se till att du har en säkerhetskopia.

Bild med titeln Rengör Excel-data på PC eller Mac Steg 20

2. Gör en tillfällig kolumn bredvid de data du vill ändra. Om dina data innehåller kolumnrubriker, var noga med att skriva en rubrik i den första cellen i den temporära kolumnen.

Bild med titeln Rengör Excel-data på PC eller Mac Steg 21

3. Skriv formeln för fallet Funktion i den första cellen. Om det finns en kolumnrubrik, skriv formeln i cellen rätt under den. Formeln varierar beroende på vad du vill göra:

Typ = Korrekt (cell) För att ändra fallet med ett cellvärde till rätt fall (e.g. Namn, ras, adress). Byt ut "cell" med det första cellnumret du vill ändra (e.g. B2).

Typ = Övre (cell) För att ändra fallet med ett cellvärde till alla stora bokstäver (E.g. Namn, ras, adress). Byt ut "cell" med det första cellnumret du vill ändra (e.g. B2).

# * Typ = Lägre (cell) För att ändra fallet med ett cellvärde till alla små bokstäver (E.g. Namn, ras, adress). Byt ut "cell" med det första cellnumret du vill ändra (e.g. B2).