Hur man automatiserar rapporter i excel

Thistaaches du hur man automatiserar rapporteringen av data i Microsoft Excel. För externa data lär du dig hur du frågar och skapar rapporter från någon extern datakälla (MySQL, Postgres, Oracle, etc.) från ditt kalkylblad med hjälp av Excel-plugins som länkar ditt kalkylblad till externa datakällor.

För data som redan är lagrade i ett Excel-kalkylblad, kommer vi att använda makron för att bygga rapporter och exportera dem i en mängd olika filtyper med en knapptryckning. Lyckligtvis kommer Excel med en inbyggd steginspelare vilket innebär att du inte kommer att behöva koda makronen själv.

Steg

Metod 1 av 2:
För data redan i Excel
  1. Bild med titeln Automatisera rapporter i Excel Steg 1
1. Om de data du behöver rapportera på är redan lagrad, uppdaterad och underhålls i Excel, kan du automatisera rapporteringsarbete med hjälp av makron. Makron är en inbyggd funktion som gör att du kan automatisera komplexa och repetitiva uppgifter.
  • Bild med titeln Automatisera rapporter i Excel Steg 2
    2. Öppna Excel. Dubbelklicka på (eller klicka om du är på en Mac) Excel App-ikonen, som liknar en vit "X" På en grön bakgrund, klicka sedan på Blank Workbook På sidan Mallar.
  • På en Mac kan du behöva klicka Fil och klicka sedan på Ny blank arbetsbok I den resulterande rullgardinsmenyn.
  • Om du redan har en Excel-rapport som du vill automatisera, dubbelklickar du istället på rapportens fil för att öppna den i Excel.
  • Bild med titeln Automatisera rapporter i Excel Steg 3
    3. Ange kalkylbladets data om det behövs. Om du inte har lagt till kolumnetiketterna och siffrorna som du vill automatisera resultat, gör det innan du fortsätter.
  • Bild med titeln Automatisera rapporter i Excel Steg 4
    4. Aktivera Utvecklaren flik. Som standard, Utvecklaren Fliken visas inte på toppen av Excel-fönstret. Du kan aktivera det genom att göra följande beroende på ditt operativsystem:
  • Fönster - Klick Fil, klick alternativ, klick Anpassa band På vänster sida av fönstret, kolla "Utvecklaren" låda i nedre högra sidan av fönstret (du kan först måste bläddra ner) och klicka på OK.
  • Mac - Klick Excel, klick Preferenser..., klick Ribbon & Toolbar, kontrollera "Utvecklaren" låda i "Huvudflikar" lista och klicka på Spara.
  • Bild med titeln Automatisera rapporter i Excel Steg 5
    5. Klick Utvecklaren. Den här fliken ska nu vara högst upp i Excel-fönstret. Om du gör det med en verktygsfält längst upp i Excel-fönstret.
  • Bild med titeln Automatisera rapporter i Excel Steg 6
    6. Klick Spela in makro. Det finns i verktygsfältet. Ett popup-fönster visas.
  • Bild med titeln Automatisera rapporter i Excel Steg 7
    7. Ange ett namn för makro. I "Makronamn" Textrutan, skriv in namnet på ditt makro. Detta hjälper dig att identifiera makroen senare.
  • Om du till exempel skapar ett makro som kommer att göra ett diagram ut ur dina tillgängliga data kan du nämna det "Chart1" eller liknande.
  • Bild med titeln Automatisera rapporter i Excel Steg 8
    8. Skapa en genvägsknapp för makroen. Tryck på ⇧ Shift-tangenten tillsammans med en annan nyckel (e.g., de T nyckel) för att skapa tangentbordsgenväg. Detta är vad du ska använda för att köra ditt makro senare.
  • På en Mac kommer genvägskombinationen att sluta vara ⌥ alternativ+⌘ Kommando och din nyckel (e.g., ⌥ alternativ+⌘ Kommando+T).
  • Bild med titeln Automatisera rapporter i Excel Steg 9
    9. Förvara makroen i det aktuella Excel-dokumentet. Klicka på "Förvara makro i" rullgardinsmenyn och klicka sedan på Den här arbetsboken För att säkerställa att makroet kommer att vara tillgängligt för alla som öppnar arbetsboken.
  • Du måste spara Excel-filen i ett speciellt format för det makro som ska sparas.
  • Bild med titeln Automatisera rapporter i Excel Steg 10
    10. Klick OK. Det ligger längst ner i fönstret. Om du gör det sparar du dina makroinställningar och placerar dig i Record-läge. Alla steg du tar nu tills du stannar inspelningen kommer att spelas in.
  • Bild med titeln Automatisera rapporter i Excel Steg 11
    11. Utför de steg som du vill automatisera. Excel kommer att spåra varje klick, tangenttryckning och formatering alternativ du anger och lägger till dem i makroslistan.
  • Till exempel, för att välja data och skapa ett diagram ut ur det, skulle du markera dina data, klicka på Föra in På toppen av Excel-fönstret klickar du på en diagramtyp, klickar på det diagramformat du vill använda och redigera diagrammet efter behov.
  • Om du ville använda makroet för att lägga till värden från celler A1 genom A12, Du skulle klicka på en tom cell, skriv in = Summa (A1: A12), och tryck på ↵ ENTER.
  • Bild med titeln Automatisera rapporter i Excel Steg 12
    12. Klick Sluta spela in. Det är i Utvecklaren Flikens verktygsfält. Detta kommer att stoppa din inspelning och spara några steg du tog under inspelningen som en individuell makro.
  • Bild med titeln Automatisera rapporter i Excel Steg 13
    13. Spara ditt Excel-ark som en makroaktiverad fil. Klick Fil, klick Spara som, och ändra filformatet till xlsm istället för xls. Du kan sedan ange ett filnamn, välj en filplats och klicka på Spara.
  • Om du inte gör det, kommer makroen inte att sparas som en del av kalkylbladet, vilket innebär att andra personer på olika datorer inte kommer att kunna använda ditt makro om du skickar arbetsboken till dem.
  • Bild med titeln Automatisera rapporter i Excel Steg 14
    14. Kör ditt makro. Tryck på tangentkombinationen som du skapade som en del av makroen för att göra det. Du bör se din kalkylblad automatisera enligt dina makros steg.
  • Du kan också köra ett makro genom att klicka Makron i Utvecklaren fliken, välj ditt makros namn och klicka på Springa.
    • Metod 2 av 2:
    För externa data (MySQL, Postgres, Oracle, etc)
    1. Bild med titeln Automatisera rapporter i Excel Steg 15
    1. Ladda ner Kloudio s Excel Plugin Från Microsoft Appsource. Detta gör det möjligt för dig att skapa en beständig koppling mellan en extern databas eller datakälla och din arbetsbok. Detta plugin fungerar också med Google-lakan.
  • Bild med titeln Automatisera rapporter i Excel Steg 16
    2. Skapa en anslutning mellan ditt kalkylblad och din externa datakälla genom att klicka på + -knappen på Kloudio-portalen. Skriv in detaljerna i din databas (databasyp, referenser) och välj eventuella säkerhets- / krypteringsalternativ om du arbetar med konfidentiella eller företagsdata.
  • Bild med titeln Automatisera rapporter i Excel Steg 17
    3. När du har skapat en anslutning mellan ditt kalkylblad och din databas kommer du att kunna fråga och bygga rapporter från externa data utan att lämna Excel. Skapa dina anpassade rapporter från Kloudio-portalen och välj sedan dem från rullgardinsmenyn i Excel. Du kan sedan tillämpa eventuella extra filter och välja den frekvens som rapporten kommer att uppdatera (så att du kan få din försäljningskalkylblad uppdatering varje vecka, dag eller till och med timme.)
  • Bild med titeln Automatisera rapporter i Excel Steg 18
    4. Dessutom kan du också skriva in data till ditt anslutna arbetsblad och få data uppdatera din externa datakälla. Skapa en uppladdningsmall från Kloudio-portalen och du kommer att kunna manuellt eller automatiskt ladda upp ändringar i kalkylbladet till din externa datakälla.

    • Video

    Genom att använda den här tjänsten kan viss information delas med YouTube.

    Tips

    Bara ladda ner Excel-plugins från Microsoft Appsource, om du inte litar på tredjepartsleverantören.
  • Makron kan användas för allt från enkla uppgifter (E.g., lägger till värden eller skapar ett diagram) till komplexa (E.g., Beräkna dina cells värderingar, skapa ett diagram från resultaten, märkning av diagrammet och skriva ut resultatet).
  • När du öppnar ett kalkylblad med ditt makro inkluderat kan du behöva klicka Aktivera innehåll I en gul banner längst upp i fönstret innan du kan använda makroen.

    • Varningar

    Makron kan användas skadligt (e.g., För att radera filer på din dator). Kör inte makron från otillförlitliga källor.
  • Makron kommer att implementera bokstavligen varje steg du gör när du spelar in. Se till att du inte av misstag anger det felaktiga värdet, öppnar ett program som du inte vill använda, eller ta bort en fil.
    • Dela på det sociala nätverket:
    Liknande